Azkalita DMS

Aplikasi Distribution Management System (DMS)

Link demo : https://dms.azkalita.online/

user : admin@dms.com

Password : password

silahkan pilih cabang bekasi.

1. Arsitektur & Teknologi Utama

Aplikasi DMS dirancang menggunakan arsitektur modern berkinerja tinggi untuk operasional distributor skala menengah hingga besar:

• Framework Inti: Laravel (dengan kapabilitas MVC dan Eloquent ORM).
• Frontend Engine: Livewire v3 (interaktivitas halaman secara dinamis tanpa reload halaman penuh).
• Desain & Styling: Tailwind CSS / Vanilla CSS yang responsif, modern, dan dilengkapi mode gelap (dark mode).
• Database: MySQL / MariaDB dengan dukungan transaksi ACID untuk menjamin integritas data operasional keuangan dan stok.
• Sistem Cabang (Multi-Branch): Setiap pengguna diautentikasi ke cabang aktif tertentu (current_branch_id). Seluruh data transaksi, gudang, kas, pelanggan, dan salesman disaring secara otomatis berdasarkan cabang aktif ini.

2. Modul Master Data

Modul ini mengelola data dasar operasional yang menjadi pondasi transaksi:

1. Cabang (Branch): Identitas unit bisnis distributor di berbagai kota/wilayah.
2. Gudang (Warehouse): Tempat penyimpanan fisik barang per cabang. Mendukung multi-gudang (Gudang Baik, Gudang Rusak, dll.).
3. Satuan Barang (UOM - Unit of Measure): Konversi satuan bertingkat (misal: Karton → Pak → PCS).
4. Barang & Varian (Product & Variant): Nama produk, SKU, kategori produk, varian ukuran/rasa, serta barcode.
5. Supplier: Pemasok barang utama untuk proses pengadaan (Purchasing).
6. Salesman: Tenaga penjual lapangan yang memiliki kode wilayah, rute kunjungan, dan daftar outlet terdaftar.
7. Pelanggan (Customer): Profil toko/outlet ritel terdaftar, dikelompokkan berdasarkan Customer Group dan Customer Type (misal: Grosir, Semi-Grosir, Ritel).
8. Driver: Pengemudi armada pengiriman barang ke outlet.
9. Daftar Akun Kas & Bank: Rekening keuangan untuk kas fisik toko, rekening bank transfer, dan kas kecil (petty cash).

3. Manajemen Skema Harga, Diskon, & Promo

Aplikasi ini memiliki sistem kalkulasi harga dan promosi yang kompleks dan fleksibel:

• Kategori Harga (Price Category): Mendukung harga jual bertingkat berdasarkan tipe pelanggan (misal: harga khusus Grosir berbeda dengan harga Ritel).
• Skema Diskon Reguler: Diskon persentase bertingkat otomatis berdasarkan produk (misal: diskon 5% + 2% + 1%).
• Modul Promo (Promo Engine):
  • Mendukung diskon khusus per item produk dengan jangka waktu aktif tertentu.
  • Mendukung promo paket/bundling pembelian minimum (misal: Beli 10 Karton gratis 1 Karton).
  • Mendukung skema promo gabungan beberapa produk dari grup pelanggan tertentu.

4. Siklus Transaksi Penjualan & Distribusi (Sales Cycle)

Siklus ini menangani proses order-to-cash dari kunjungan salesman hingga pengiriman barang ke pelanggan/Customer:

1. Sales Order (SO): Input pesanan dari toko oleh salesman atau admin. 
2. Faktur Penjualan/Invoice : Pembuatan Faktur yang berasal dari Sales Order atau tanpa Sales Order. Sistem secara otomatis menghitung stok tersedia, promo dan diskon reguler yang berlaku.
3. Transaksi Draft : Draf rencana pengiriman barang. mengelompokkan beberapa Faktur ke dalam satu dokumen berdasarkan area pengiriman , armada pengiriman (mobil/truk) dan menunjuk pengemudi (Driver) serta rute jalan. Draft juga berfungsi untuk mengeluarkan barang dari Gudang dan memuat ke mobil/armada.
4. Loading Draft (LD): Memastikan Draft (Produk dan Faktur) sudah termuat kedalam armada.
5. Status Delivery Draft : Finalisasi Faktur dari pengiriman per dokumen Draft. Akan diberikan status atas Faktur : Terkirim Full, Ada C/N dan Batal
6. Sales Return (Retur Penjualan): Penanganan barang retur karena kedaluwarsa, rusak.
7. Siklus Transaksi Penjualan selesai dan menunggu Posting/Closing harian

5. Siklus Transaksi Pembelian & Persediaan (Procurement & Inventory)

Mengatur pasokan barang dari supplier serta perpindahan stok antar gudang cabang:

1. Purchase Order (PO): Pemesanan barang secara resmi ke Supplier.
2. Goods Receipt Note (GRN / Goods Receipt): Penerimaan fisik barang di gudang cabang. Staf gudang mencocokkan jumlah fisik yang diterima dengan PO dan surat jalan supplier.
3. Purchase Invoice (Faktur Pembelian): Tagihan dari supplier yang dicocokkan dengan penerimaan barang (GRN). Transaksi ini membentuk nilai Hutang Dagang (AP).
4. Purchase Return (Retur Pembelian): Pengembalian barang rusak atau berlebih ke Supplier.
5. Stock Transfer: Pemindahan stok barang antar gudang dalam satu cabang secara aman dengan mekanisme draf dan konfirmasi penerimaan.

6. Modul Keuangan & Kas (Finance & Treasury)

Mengatur pencatatan arus kas masuk/keluar, pelunasan utang/piutang, serta uang muka:

1. Kas & Bank Umum: Pencatatan transaksi operasional non-penjualan (misal: bayar listrik kantor, biaya BBM armada, dll.) menggunakan Kas atau Bank aktif.
2. Pelunasan Piutang (AR Settlement): Pencatatan pembayaran tagihan faktur penjualan dari pelanggan. Mendukung pembayaran tunai, transfer bank, giro, pembulatan selisih nilai, serta retur potong piutang. Dilengkapi fitur Revert/Batal Posting piutang yang aman.
3. Pelunasan Hutang (AP Settlement): Pencatatan pembayaran tagihan faktur pembelian ke Supplier.
4. Uang Muka Pelanggan (Customer Down Payment): Penerimaan deposit/uang muka dari pelanggan untuk memotong piutang belanja di masa mendatang.

7. Sistem Posting & Penjurnalan (Posting Engine)

Sistem penjamin integrasi antara modul operasional dengan modul akuntansi melalui mekanisme posting:

• Posting Inventory:
  • Mengevaluasi mutasi fisik barang dari Faktur Jual, Penerimaan (GRN), Retur, dan Transfer Stok.
  • Mencatat perubahan ke dalam Kartu Stok (Stock Card).
  • Menghitung nilai Harga Pokok Penjualan (HPP / COGS) dengan metode rata-rata (average method).
  • Membentuk jurnal persediaan otomatis ke buku besar akuntansi.
• Posting Finance:
  • Membentuk kartu Piutang Dagang pelanggan atas faktur penjualan kredit.
  • Membentuk kartu Hutang Dagang atas faktur pembelian kredit.
  • Membukukan pelunasan piutang/hutang dan mencatat mutasi jurnal kas bank.
• Posting Jurnal:
  • Melakukan verifikasi draf jurnal transaksi menjadi jurnal final untuk menyusun laporan keuangan.

8. Modul Akuntansi (Accounting Module)

Modul pencatatan laporan keuangan standar akuntansi Indonesia (SAK):

1. COA (Chart of Accounts): Pengaturan bagan akun keuangan (Aset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan, HPP, Beban).
2. Jurnal Umum (Manual Journal): Input jurnal koreksi atau jurnal penyesuaian non-operasional secara langsung.
3. Buku Besar (General Ledger): Rincian mutasi debet/kredit untuk setiap akun akuntansi selama periode terpilih.
4. Neraca Percobaan (Trial Balance): Ringkasan saldo akhir debet/kredit seluruh akun untuk memastikan keseimbangan posisi jurnal.
5. Neraca (Balance Sheet): Laporan posisi keuangan aset, hutang, dan modal cabang.
6. Laporan Laba Rugi (Profit & Loss): Analisis pendapatan penjualan dikurangi HPP dan beban operasional untuk melihat laba bersih cabang.

9. Modul Pelaporan Operasional & Analisis KPI

DMS dilengkapi dengan sistem pelaporan mendalam yang mendukung kebutuhan analitis manajemen:

Laporan Standar:

• Laporan Penjualan (Sales Report): Rekapitulasi transaksi SO, Faktur, dan Retur per periode, per cabang, dan per pelanggan.
• Laporan Pembelian (Purchase Report): Rekapitulasi pembelian barang masuk dari supplier.
• Laporan Stok (Stock Report & Stock Card): Sisa posisi stok barang real-time per gudang dan mutasi historis barang masuk-keluar secara mendetail.
• Laporan Piutang & Hutang (Aging Report & Ledger Card): Pemantauan umur piutang outlet (misal: jatuh tempo 0-30 hari, 31-60 hari, dst.) untuk meminimalkan risiko piutang tak tertagih (bad debt).

Laporan KPI Distribusi & Stok:

Modul khusus untuk mengukur efisiensi distribusi barang dan tingkat keamanan persediaan gudang:

• Active Outlet (AO): Rasio jumlah outlet aktif (yang melakukan transaksi minimal 1 kali dalam periode terpilih) dibandingkan dengan total outlet terdaftar di cabang tersebut.
• Effective Outlet (EO): Jumlah outlet yang melakukan transaksi belanja bernilai tinggi dengan akumulasi total belanja di atas nilai target efektif (dapat disaring dinamis, misal: ≥ Rp 100.000).
• Quality Index: Rasio konversi outlet aktif menjadi outlet bernilai beli tinggi (EO / AO * 100%).
• Pencapaian KPI per Salesman:
  • Rincian detail performa coverage rute per salesman (Total Outlet Terdaftar, Jumlah AO, Persentase AO, Jumlah EO, Persentase EO, dan Quality Index).
  • Total Omzet (Rp) per salesman yang dihitung secara dinamis sesuai kontribusi penjualan bersih mereka (mendukung filter supplier otomatis).
• Analisis Stock Cover Day (SCD):
  • Menghitung durasi ketahanan sisa stok gudang (dalam satuan hari) dihitung dari rumus: Sisa Stok Gudang / Rata-rata Penjualan per Hari selama periode transaksi yang dipilih.
  • Pengelompokan per Supplier: Tabel produk dikelompokkan secara visual per supplier, lengkap dengan Agregat Ringkasan Supplier (Total Stok Supplier, Total Terjual, Rata-rata Penjualan Harian Supplier, dan Durasi Ketahanan Stok terakumulasi untuk supplier tersebut).
  • Badging Tingkat Keamanan Stok: Status otomatis produk/supplier untuk mendeteksi kondisi: KOSONG (stok habis), KRITIS (< 7 hari ketahanan), PERINGATAN (7-14 hari), AMAN (15-30 hari), OVERSTOCK (> 30 hari), atau TIDAK ADA JUAL (stok mengendap tanpa transaksi).
• Opsi Ekspor Fleksibel:
  • Dapat disaring berdasarkan Bagian Laporan (Semua Laporan, KPI per Salesman Saja, atau Stock Cover Day Saja).
  • Mendukung tombol Cetak / PDF untuk mencetak laporan fisik atau menyimpannya sebagai file PDF yang rapi.
  • Mendukung tombol Ekspor Excel (.xls) instan yang menjaga kerapian struktur tabel, pengelompokan supplier, warna, dan penghitungan angka.